Règlements

Exposition commerciale des PPPC 
Règlements

Les exposants de l’événement doivent se conformer à tous les règlements établis par les Professionnels en produits promotionnels du Canada (PPPC, également appelés ci-après « la direction »). Les exposants acceptent de se conformer aux règles adoptées par la direction, et c’est à cette dernière qu’appartient la décision finale concernant toute règle qu’elle jugera utile d’établir avant, pendant et après l’exposition. Veuillez noter que pour tous les événements ayant lieu après le 1er octobre 2021, les exposants doivent également adhérer à la politique de vaccination et aux règles de sécurité des PPPC contre la COVID.

The Exhibitor agrees to comply with all applicable privacy laws, including the Personal Information and Electronic Documents Act (Canada, the “Privacy Laws”) and particularly with respect to any personal information about an identifiable individual collected, used or disclosed during or in connection with the show.

Les règles suivantes s’appliquent également aux expositions auxquelles sont invités les clients (utilisateurs finaux) des membres distributeurs.

Les exposants, les membres ou les personnes présentes aux événements PPPC qui enfreignent ces règles sont sujettes à des sanctions ou des pénalités, pouvant inclure les mesures suivantes :

• L’expulsion de l’événement;
• Un avertissement écrit détaillant l’infraction et classé dans le dossier du membre;
• Une amende d’un montant égal à la cotisation de l’entreprise;
• La perte de points de priorité pour l’attribution d’un kiosque lors de futures expositions;
• Loss of the right to exhibit or attend future PPPC events.

1. Qui peut exposer

Membres fournisseurs

Exhibit privileges are open to all Supplier Members who are in good standing with PPPC. PPPC shows are primarily designed for Suppliers and Distributors to do business together. If a Supplier cannot exhibit, the company’s products can be featured in their Multi-Line Agency’s booth, but the Supplier is not permitted to work in the MLA’s booth. Non-exhibiting Supplier Members may not be present on the show floor.

Membres associés

Les adhérents associés offrant des services à d'autres adhérents de l'Association peuvent exposer ; toutefois, la priorité pour l'espace d'exposition sera normalement accordée aux adhérents fournisseurs. L'objectif principal du salon est d'offrir aux distributeurs une exposition de produits promotionnels, de primes, d'incitations, de cadeaux commerciaux, et de les aider à vendre ces articles aux acheteurs de produits promotionnels. À ce titre, les adhérents et les abonnés associés, qui vendent du matériel de fabrication, des machines, des pièces ou des matériaux utilisés dans la production d'un produit, du matériel d'impression et de décoration, ainsi que tout autre article similaire, ne peuvent pas exposer. Les adhérents associés qui n'exposent pas ne peuvent pas être présents dans la salle d'exposition.

Agences multi gammes

Les agences multilignes (AML) proposent des services de vente et de marketing aux fournisseurs qui assurent leur propre facturation. Lorsqu'elles exposent, le(s) nom(s) des entreprises représentées par l’AML doit(vent) être clairement indiqué(s), et les AML doivent payer une cotisation de 105 $, en plus de leur cotisation d’adhésion, pour avoir le droit d'exposer. Les AML peuvent exposer des lignes de produits, le cas échéant, dans les conditions suivantes :

• SEULES les gammes de produits des membres peuvent être exposées;
• A maximum of two lines in the first booth, five lines in the second booth, and seven lines in the third booth are allowed; and
• Les frais habituels s'appliquent aux kiosques.

Les AML peuvent exposer sous leur propre nom de société, uniquement si les fournisseurs qu’ils représentent ne sont pas présents pour exposer leurs produits.

NOTE: Companies with exhibiting privileges who choose to forego their right to exhibit at a PPPC trade show cannot attend that show under any circumstance. Multi-Line Representatives can only attend a PPPC trade show if they are representing one or more Suppliers exhibiting in the said show. All Exhibitors must be current in payment of dues and all other charges invoiced by PPPC and have executed the Exhibitor’s contract.

2. Visiteurs / Participants

Les expositions et/ou tout événement spécial ou commercial organisé par l'Association sont des événements professionnels ouverts aux membres de l'Association, à jour de leurs cotisations, et aux abonnés ayant payé une cotisation annuelle en plus de la prime de services payée par les adhérents. Elles sont interdites au grand public, aux personnes non autorisées et aux enfants de moins de 16 ans.

Les adhérents distributeurs peuvent inscrire autant de participants de leur personnel que le permet leur niveau d'adhésion afin d’assister gratuitement au salon.

NOTE: Distributors cannot register potential members or suppliers as delegates of their own firm or as guests for the purpose of giving access to the premises, as this is considered an unauthorized use of a badge. A penalty for such violations will apply automatically.

3. Expositions

Les expositions officielles sont limitées aux kiosques situés dans le hall d'exposition du centre des congrès désigné. La direction du salon se réserve le droit de rejeter ou d'interdire des expositions, ou des exposants, ne répondant pas aux objectifs du salon, ou de déplacer des exposants lorsque, de l'avis de la direction, de tels déplacements sont nécessaires pour maintenir la qualité, la circulation, le caractère et le bon ordre du salon.

Exhibitors are not permitted to show products, solicit or draw traffic elsewhere on or around the PPPC premises during show hours unless agreed upon as part of a sponsorship opportunity with PPPC. An Exhibitor may reserve space only for its own use and may not transfer, assign or sublet space to other Exhibitors without written permission of Management.

An Exhibitor may exhibit the products of no more than one company in a single standard exhibit booth. The Supplier can only show products that will be invoiced by said Supplier. Exhibiting products of affiliate or sister companies, even those who are also members, is prohibited. A Supplier can show as many lines as are sold by the company.

L’exposant accepte qu’aucun kiosque ne soit démonté ni que des marchandises n’en soient retirées pendant toute la durée de l’exposition, et qu’il reste intact jusqu’à la fermeture le dernier jour. Le démontage prématuré d’un kiosque entraînera automatiquement une pénalité. L’exposant s’engage également à retirer ses objets exposés, son équipement et ses appareils du bâtiment d’exposition avant l’heure de sortie finale ou, à défaut, à payer tous les frais supplémentaires qui pourraient être encourus.

Exhibits must comply with fire regulations. All display materials must be fireproof.

Attribution des kiosques

Booth assignment space is assigned under a priority point system established by the PPPC, based on both the exhibitor supplier member’s participation in trade shows (Beginning with the Montreal 1991 National Convention) and the number of members’ years in the Association. Specifically, one point is credited for each calendar year of the company’s membership since 1956 (date of the letters patent incorporating the Promotional Products Association of Canada Inc & Promotional Product Professionals of Canada) and one point for attendance at each PPPC show (per city). Exhibiting companies that lapse their membership for longer than one year lose previously accrued priority points.

Priority points cannot be donated, bought, or sold by or from one exhibiting company to another. Priority points can only be transferred or absorbed by one Exhibitor Company from another through the process of acquisition of another exhibitor company in good standing. The acquired company must clearly demonstrate that it is in the Promotional Products industry as a going entity at the time of the acquisition. However, the priority points of the two companies may not be combined. (For example: If Company A with 13 points purchases Company B with 45 points and becomes one company the firm’s priority points are 45, not 58).

Exhibitors may list their booth location preferences on their application form but are not guaranteed specific locations and/or booth configurations. Many factors are taken into consideration when assigning booths and show management reserves the right to place a company’s booth anywhere on the show floor that best suits overall considerations according to size, configuration, competition, overall flow, etc. Also considered in the allocation of booth spaces are competitive exhibitors, number of required booth spaces, special configuration and date of returned registration forms.

Les conflits entre entreprises ayant le même crédit de points sont résolus en fonction de leur ordre d'inscription. Les groupes d'exposants se voient accorder une moyenne de leur total de points pour l'attribution des kiosques.

LES EXPOSANTS, DONT LES FORMULAIRES D'INSCRIPTION ET LE PAIEMENT NE SONT PAS REÇUS À LA DATE LIMITE INDIQUÉE SUR LE FORMULAIRE, PERDENT LEUR AVANTAGE DE POINTS PRIORITAIRES POUR LE SALON. L'ATTRIBUTION DES KIOSQUES SE FERA ALORS SELON LE PRINCIPE DU PREMIER ARRIVÉ, PREMIER SERVI, EN FONCTION DE LA DISPONIBILITÉ DES ESPACES.

Espace d'exposition

Exhibit space not occupied by the Exhibitor by the end of the setup time shall be forfeited by the Exhibitor and the space reassigned by the Association without refund unless arrangements for delayed occupancy have been approved by Show Management. In the event that an Exhibitor fails to make all payments at the time appointed herein, all rights of the Exhibitor shall cease and terminate and any and all payments on account hereof prior to said time may be retained by Management as liquidated damages and not as a penalty, and Management may rent the space to other Exhibitors. Distributor attendee lists will not be provided to suppliers who forfeit their space or fail to make all payments.

In the event, that the building should be destroyed by fire or the elements, or if any other circumstances whatsoever should occur which might make it impossible for Management to permit exhibitors to occupy the premises or if the show is cancelled, the exhibitor shall pay for space only for the period the space was or could have been occupied, and Management will in no way be responsible for any claims or damage which might arise in consequence thereof.

Pendant d'exposition

Tous les articles exposés doivent être placés dans l'espace désigné de votre kiosque et ne doivent pas empiéter ou obstruer l'allée ou les kiosques voisins.

Les panneaux, les dispositifs publicitaires et/ou les présentoirs doivent être limités au kiosque de l'exposant. Les exposants peuvent afficher les noms des lignes et/ou les noms des entreprises uniquement sur les kiosques. Rien ne doit être affiché, punaisé ou autrement accroché aux colonnes, murs, sols ou autres parties du bâtiment ou du mobilier. Les exposants ne doivent pas distribuer ou exposer de produits, circulaires, catalogues ou publications en dehors des limites des zones d'exposition. Les exposants ne sont pas autorisés à fournir ou à vendre de la nourriture ou des boissons dans l'espace d'exposition.

L'exposant ne doit pas émettre ou activer de matériel de sonorisation qui, à la seule discrétion de la direction, serait jugé préjudiciable au bien-être de l'exposition ou des autres exposants.

Distribution de matériel

Catalogues may only show line names and/or company names and/or Association membership numbers. PPPC does not prohibit the publication of web addresses on supplier catalogues; however, in the spirit of cooperation, we recommend that the established and accepted structure of our Association be followed, that of Supplier-Distributor-End User, on websites.

Les fournisseurs peuvent échanger des cartes de visite avec tous les membres des entreprises de distribution et leur personnel.

Seules les listes de prix codés pour la vente au détail sont autorisées à être distribuées; les listes de prix nets ne le sont pas.

Protection des biens

Une sécurité raisonnable sera assurée à tout moment sur les lieux de l'exposition, principalement pour garantir la sécurité du public. Les biens des exposants sont exposés à leurs risques et périls, et la direction n'assume aucune responsabilité pour la perte ou les dommages causés à ces biens. L'exposant assume toute responsabilité en cas de perte ou de dommage à ses biens, en lien à un vol, un incendie, une inondation ou de toute autre cause indépendante de la volonté de la Direction.

PPPC might choose to coordinate the transportation of goods for its registered Exhibitors but has no control over the safe delivery of such goods, and therefore will forever be held harmless in the case of loss, damage and/or theft of Exhibitors’ goods while in PPPC’s or its contractors’ possession. Exhibitors must ensure goods at their own expense.

4. Personnel de l'exposition

Le personnel de l'exposition doit être employé à plein temps par les exposants ou pour la durée de la convention et clairement identifié auprès des PPPC. Les badges du personnel de l'exposition ne sont pas transférables. Les membres du personnel en costume, porteurs d’informations sur les produits ou les lieux, doivent rester dans l'espace du kiosque tant qu’ils sont en tenue. L'inscription d'un non-adhérent comme représentant d'une entreprise constitue une infraction et entraînera automatiquement une pénalité.

Un fournisseur est autorisé à inviter un représentant d'une entreprise de produits bruts, un prestataire de services, un mannequin professionnel et/ou un démonstrateur, à travailler exclusivement dans son kiosque pendant le salon. Cette personne travaillera exclusivement pour cet exposant et ne se promènera pas dans l'enceinte du salon, ni ne sollicitera d'autres contrats pendant l’événement. Il est interdit aux fournisseurs d'engager ou de donner accès à des représentants d'autres entreprises de produits promotionnels, à moins qu'ils ne soient des représentants d’agences multilignes adhérentes.

Les représentants des agences multilignes/marketing adhérentes de l'Association, présentes au nom d’un ou plusieurs fournisseur(s) adhérent(s) aux PPPC, peuvent travailler pour plusieurs fournisseurs lors d'un salon des PPPC, à condition que ces derniers soient exposants.

Il est de la responsabilité du fournisseur exposant de s'assurer que tout le personnel du kiosque est familiarisé avec ces règles et réglementations.

5. Third-Party Contractors

Les exposants peuvent faire appel aux services d’entrepreneurs tiers pour le montage et le démontage de leurs kiosques. Ces entreprises privées ne sont pas nécessairement connues des PPPC et, pour des raisons de sécurité, ne seront admises qu’aux conditions suivantes :

• L’exposant doit remplir intégralement le formulaire d’entrepreneur tiers.
• Les entrepreneurs tiers doivent se conformer à tous les règlements du salon.
• Les heures de déchargement, de montage et de démontage des entrepreneurs seront déterminées par la direction, afin de s'assurer que tous les exposants ont la possibilité de s’y conformer. La priorité sera accordée aux entrepreneurs officiels des PPPC.
• Une preuve d’assurance avec une couverture-responsabilité de 1 000 000 $ doit être fournie par les entrepreneurs tiers aux PPPC pour les travaux effectués sur le plancher de la salle d’exposition.
• Les entrepreneurs tiers ne doivent pas étendre leur mandat au-delà des services qu’ils assurent. Il est interdit de solliciter les entreprises membres pour d’autres possibilités d’affaires pendant le montage, l’exposition proprement dite et le démontage, ce qui pourrait compromettre l’accès futur d’un entrepreneur tiers.
• En vertu des règlements de l’exposition, les distributeurs et les fournisseurs, membres ou non, ne peuvent pas agir en tant qu’entrepreneurs tiers. L’accès aux expositions commerciales reflète les catégories de membres respectives.

6. Activités commerciales / Sociales

Les adhérents et les abonnés ne peuvent pas assurer d’événements commerciaux ou sociaux ou de visites d'usines auxquelles sont invités d'autres participants de l'industrie pendant les heures officielles de l'exposition, ou pendant les heures des événements commerciaux ou sociaux parrainés par l'Association, y compris les événements aux chapitres, sans l'autorisation des PPPC. Pour obtenir l'autorisation d'organiser un événement pendant les heures officielles d'ouverture des PPPC, veuillez contacter katrina@pppc.ca.

7. Enregistrements audiovisuels

Tous les programmes, séminaires, salons professionnels et autres événements parrainés par l'Association, ainsi que toutes les réunions et sessions, sont la propriété exclusive de l'Association et personne n'est autorisé à les enregistrer ou à les reproduire, oralement ou visuellement, par enregistrement numérique, sur bande vidéo, sur cassette audio ou par tout autre moyen, à des fins commerciales, sans l’autorisation écrite expresse de l'Association. Cette règle n'interdit pas les enregistrements vidéo ou autres enregistrements visuels ou audio, effectués par un exposant lors des salons professionnels de l'Association, entièrement dans l'espace du kiosque loué par cet exposant. Afin de ne pas interférer avec le déroulement normal du salon, tout enregistrement effectué à l'extérieur du kiosque d'un exposant doit être fait avant ou après les heures d'exposition ; et toute dépense spéciale générée sera à la charge des promoteurs/exposants.

8. Responsabilité

L'exposant accepte d'indemniser et de dégager la direction et ses agents, partenaires, employés ou commanditaires de tout dommage, coût, ou de toute responsabilité, réclamation ou dépense (y compris des frais juridiques) découlant d'une blessure ou d'un dommage subi par ledit exposant, ses agents, employés ou invités, ou par d'autres exposants ou leurs biens, et/ou de toute infraction par ledit exposant, ses agents ou employés en relation à toute loi applicable sur la protection de la vie privée. Les exposants sont responsables de tout dommage causé au bâtiment ou au mobilier et aux installations, ou aux approches et aux entrées de celui-ci, en vertu des termes de cet accord. Cette disposition s'applique également à tout matériel utilisé pour les activités de démonstration et de vente de la Direction.

Les exposants doivent fournir à la direction une attestation d’assurance émise par leur agent/courtier d’assurance (cette attestation est généralement disponible sans frais supplémentaires). Cette attestation doit certifier que l’exposant possède une assurance responsabilité civile générale entre les dates d’installation et de démontage de l’exposition, et que le montant de cette assurance n’est pas inférieur à 1 000 000 $. Communiquez avec votre compagnie d’assurance et demandez-lui d’ajouter un « avenant » à votre police existante. Les exposants qui n’ont pas fourni cette attestation ne seront pas autorisés à s’installer.

Règlement intérieur

Applicables en présence d'acheteurs / Clients de produits promotionnels

Exposants / Fournisseurs

• Suppliers who generally sell directly cannot use PPPC shows to do so, whether the sale is to a Client (End-User) of their own or that of a PPPC Distributor member. They must refer any client whose interest in a product commands follow-up to the host Distributor.
• Les cartes de visite des exposants ne doivent en aucun cas être remises aux clients invités, et les exposants ne sont pas non plus autorisés à collecter leurs cartes de visite en retour. Les clients sont invités par un distributeur, qui assurera le suivi avec eux. Les exposants ne peuvent échanger leurs cartes de visite qu'avec le personnel des distributeurs. Aucune exception.
• Les exposants peuvent indiquer les noms des gammes de produits et des entreprises sur les kiosques et sur les documents distribués dans le cadre des expositions commerciales des PPPC. Ils ne peuvent pas afficher les spéciaux, les échantillons de bons de commande ou les concours destinés aux distributeurs ou à leurs clients pendant les visites des utilisateurs finaux.
• Les listes de prix codés de vente au détail suggérés peuvent être affichées, citées ou discutées, mais les coûts nets ou les remises ne doivent pas être mentionnés aux clients ou aux distributeurs qui les accompagnent. Cette règle non écrite de l’industrie doit être strictement observée, en vertu des directives des PPPC, dans le cadre des événements des PPPC.
• Un fournisseur qui possède et exploite une entreprise de distribution peut exposer, à condition qu'aucun membre du personnel du distributeur ne travaille sur le kiosque.
• Tout le personnel doit se conformer aux règles et réglementations générales de l'exposition (voir ci-dessus).
• La vente de marchandises, de quelque type que ce soit, n'est pas autorisée dans l'enceinte du salon.

Distributeurs / Utilisateurs finaux

• Tous les distributeurs et les abonnés adhérents aux PPPC peuvent assister au salon, à moins qu’il ne soit réservé aux distributeurs. Les distributeurs qualifiés non-adhérents peuvent être autorisés à assister aux salons des PPPC, de temps à autre, par le biais d'une invitation autorisée par un fournisseur adhérent aux PPPC.
• Member and invited Client pre-registration are done online only. Distributors are responsible for pre-registering their invited clients.
• Seuls les adhérents des PPPC en règle, dépourvus d’impayé de cotisation et/ou d'autres frais, auront accès au système d'inscription en ligne, ainsi qu'à la salle d'exposition.
• Promotion Buyers (End-Users/Clients) wear a name badge identifying them as such. Qualified non-member distributors cannot invite end-users to any PPPC Trade Show.
• Il est interdit aux distributeurs de solliciter les clients d’autres distributeurs dans le cadre de l’exposition. Les distributeurs qui tiennent une suite de réception pour leur clientèle en marge de l’exposition commerciale sont responsables de rediriger les clients d’autres distributeurs qui entrent par erreur dans leur local.
• L'Association fournira une invitation électronique que les distributeurs adhérents pourront transmettre à leurs clients. Ces derniers ne sont admis que s'ils sont invités par un adhérent distributeur, s'ils présentent une invitation vérifiée, s'ils peuvent identifier leur hôte et s'ils présentent une carte de visite. Ils sont autorisés à se promener seuls dans l'enceinte du salon. Il est fortement recommandé au distributeur hôte de pré-enregistrer ses clients invités.
• Distributors cannot register potential members or suppliers as delegates of their own firm or as guests for the purpose of giving access to the premises as this is considered the unauthorized use of a badge. A penalty for such a violation applies automatically.

Suites de réception des distributeurs

• Seules les entreprises exposant sur le site du salon sont autorisées à faire des présentations dans les suites de réception. Les distributeurs doivent vérifier la liste des exposants ou communiquer avec les PPPC pour savoir quels sont les fournisseurs admissibles.
• Les distributeurs hôtes ne sont pas autorisés à attendre leurs clients invités dans la zone d’enregistrement ou le foyer à l’extérieur de la salle d’exposition. Les distributeurs hôtes sont tenus de louer une salle de réunion fermée et privée (suite de réception) dans des locaux/espaces approuvés par les PPPC.
• Distributors hosting private hospitality suites cannot promote their company in the windows overlooking the show floor, when applicable. Hosting Distributors are permitted up to one standard size pull-up banner outside their suite. The PPPC will provide one additional sign with “PRIVATE RECEPTION, BY INVITATION ONLY” per hospitality suite. Signs must be positioned immediately to the right and/or left of the entrance to the suite.
• À l’exception des deux panneaux autorisés, aucune table, aucun produit ou autre article ne peut être exposé à l’extérieur de la suite que vous avez louée. L’enregistrement des clients doit avoir lieu à l’intérieur de la suite louée.
• Les distributeurs accueillant une suite de réception sont responsables de rediriger les clients d’autres distributeurs qui y pénètrent par erreur.
• La musique est autorisée uniquement dans le local loué, et doit être maintenue à un niveau raisonnable afin de ne pas perturber les suites de réception des autres distributeurs.
• La nourriture et les boissons de l’extérieur ne sont pas autorisées dans les suites : elles doivent être commandées auprès de l’établissement hôte.
• Distributors hosting hospitality suites in private rooms cannot display products imported directly from overseas by their own company for their exclusive sales. PPPC, in working for both its Distributor and Supplier members, fosters and promotes the chain of supply accepted in North America.
• Il incombe au distributeur hôte d’informer correctement ses clients invités du moment et de l’endroit où il doit les accueillir, ainsi que de la règle des PPPC qui leur interdit d’échanger leurs coordonnées avec un exposant.
• Aucun module ornemental ou autre n’est autorisé à l’entrée du local.

EN TANT QUE PARTICIPANT INDIVIDUEL À UN SALON PROFESSIONNEL DES PPPC, LE PERSONNEL DE VOTRE ENTREPRISE ET VOUS-MÊME ACCEPTEZ DE RESPECTER TOUTES LES RÉGLES ET RÉGLEMENTATIONS ADOPTÉES PAR LES PPPC, LES SPONSORS DU SALON ET LE LIEU DE L’EXPOSITION.

IT IS THE INDIVIDUAL PARTICIPANT’S RESPONSIBILITY TO INFORM THEMSELVES OF ALL SHOW RULES AND REGULATIONS. IT IS ALSO UNDERSTOOD THAT PENALTIES FOR VIOLATIONS OF RULES AND REGULATIONS WILL APPLY.

TOUS LES POINTS SUSMENTIONNÉS SONT COMPRIS ET ACCEPTÉS COMME FAISANT PARTIE DU CONTRAT D'INSCRIPTION ENTRE LES PROFESSIONNELS DES PRODUITS PROMOTIONNELS DU CANADA, ET CEUX QUI EXPOSENT OU ASSISTENT AUX SALONS PROFESSIONNELS DE L'ASSOCIATION.