Règlements

Exposition commerciale des PPPC 
Règlements

Les exposants de l’événement doivent se conformer à tous les règlements établis par les Professionnels en produits promotionnels du Canada (PPPC, également appelés ci-après « la direction »). Les exposants acceptent de se conformer aux règles adoptées par la direction, et c’est à cette dernière qu’appartient la décision finale concernant toute règle qu’elle jugera utile d’établir avant, pendant et après l’exposition. Veuillez noter que pour tous les événements ayant lieu après le 1er octobre 2021, les exposants doivent également adhérer à la politique de vaccination et aux règles de sécurité des PPPC contre la COVID.

The Exhibitor agrees to comply with all applicable privacy laws, including the Personal Information and Electronic Documents Act (Canada, the “Privacy Laws”) and particularly with respect to any personal information about an identifiable individual collected, used or disclosed during or in connection with the show.

Les règles suivantes s’appliquent également aux expositions auxquelles sont invités les clients (utilisateurs finaux) des membres distributeurs.

Les exposants, les membres ou les personnes présentes aux événements PPPC qui enfreignent ces règles sont sujettes à des sanctions ou des pénalités, pouvant inclure les mesures suivantes :

1. Qui peut exposer

Membres fournisseurs

Exhibit privileges are open to all Supplier Members who are in good standing with PPPC. PPPC shows are primarily designed for Suppliers and Distributors to do business together. If a Supplier cannot exhibit, the company’s products can be featured in their Multi-Line Agency’s booth, but the Supplier is not permitted to work in the MLA’s booth. Non-exhibiting Supplier Members may not be present on the show floor.

Membres associés

Les membres associés offrant des services à d’autres membres des PPPC peuvent exposer; toutefois, la priorité pour l’espace d’exposition sera normalement accordée aux membres fournisseurs. L’objectif principal de l’exposition est de mettre les distributeurs en présence de produits promotionnels, de primes et stimulants, et de cadeaux d’entreprise, et de les aider à vendre de tels articles aux acheteurs de produits promotionnels. Par conséquent, les membres associés et les abonnés associés qui vendent des équipements de fabrication, de la machinerie, des pièces ou des matériaux utilisés dans la production d’un produit, des équipements d’impression et de décoration et tout autre article similaire ne peuvent pas exposer. Les membres associés qui n’exposent pas ne peuvent pas être présents dans la salle d’exposition.

Agences multi gammes

Les agences multi gammes fournissent des services de vente et de marketing aux fournisseurs qui effectuent leur propre facturation. Lorsqu’elles exposent, le nom des entreprises qu’elles représentent doit être clairement indiqué sous leur nom, et les agences doivent payer des frais de 105 $, en plus de leur cotisation, pour avoir le droit d’exposer. Les agences multi gammes peuvent exposer des gammes de produits aux conditions suivantes :

Les agences multi gammes peuvent exposer sous leur propre raison sociale uniquement si les fournisseurs dont elles présentent les lignes ne sont pas sur place pour exposer leurs propres produits.

NOTE: Companies with exhibiting privileges who choose to forego their right to exhibit at a PPPC trade show cannot attend that show under any circumstance. Multi-Line Representatives can only attend a PPPC trade show if they are representing one or more Suppliers exhibiting in the said show. All Exhibitors must be current in payment of dues and all other charges invoiced by PPPC and have executed the Exhibitor’s contract.

2. Visiteurs / Participants

Les expositions, de même que tout événement spécial ou commercial organisé par les PPPC, constituent des activités commerciales de l’industrie ouvertes aux membres de l’association qui sont à jour dans le paiement de leurs cotisations, et aux abonnés qui ont payé une cotisation annuelle en plus de la prime que les membres versent pour les services. Elles sont interdites au grand public, aux personnes non autorisées et aux enfants de moins de seize ans.

Les membres distributeurs peuvent inscrire gratuitement autant de représentants de leur personnel que le permet leur niveau d’adhésion pour assister à une exposition.

NOTE: Distributors cannot register potential members or suppliers as delegates of their own firm or as guests for the purpose of giving access to the premises, as this is considered an unauthorized use of a badge. A penalty for such violations will apply automatically.

3. Expositions

Les expositions officielles sont limitées à des kiosques sur le plancher d’exposition du centre de congrès désigné. La direction se réserve le droit de rejeter ou d’interdire des expositions ou des exposants qui ne répondent pas aux objectifs initiaux du salon professionnel, ou de déplacer des exposants si elle estime que c’est nécessaire pour maintenir la qualité, la circulation, le caractère et le bon ordre de l’exposition.

Exhibitors are not permitted to show products, solicit or draw traffic elsewhere on or around the PPPC premises during show hours unless agreed upon as part of a sponsorship opportunity with PPPC. An Exhibitor may reserve space only for its own use and may not transfer, assign or sublet space to other Exhibitors without written permission of Management.

An Exhibitor may exhibit the products of no more than one company in a single standard exhibit booth. The Supplier can only show products that will be invoiced by said Supplier. Exhibiting products of affiliate or sister companies, even those who are also members, is prohibited. A Supplier can show as many lines as are sold by the company.

L’exposant accepte qu’aucun kiosque ne soit démonté ni que des marchandises n’en soient retirées pendant toute la durée de l’exposition, et qu’il reste intact jusqu’à la fermeture le dernier jour. Le démontage prématuré d’un kiosque entraînera automatiquement une pénalité. L’exposant s’engage également à retirer ses objets exposés, son équipement et ses appareils du bâtiment d’exposition avant l’heure de sortie finale ou, à défaut, à payer tous les frais supplémentaires qui pourraient être encourus.

Exhibits must comply with fire regulations. All display materials must be fireproof.

Attribution des kiosques

Booth assignment space is assigned under a priority point system established by the PPPC, based on both the exhibitor supplier member’s participation in trade shows (Beginning with the Montreal 1991 National Convention) and the number of members’ years in the Association. Specifically, one point is credited for each calendar year of the company’s membership since 1956 (date of the letters patent incorporating the Promotional Products Association of Canada Inc & Promotional Product Professionals of Canada) and one point for attendance at each PPPC show (per city). Exhibiting companies that lapse their membership for longer than one year lose previously accrued priority points.

Priority points cannot be donated, bought, or sold by or from one exhibiting company to another. Priority points can only be transferred or absorbed by one Exhibitor Company from another through the process of acquisition of another exhibitor company in good standing. The acquired company must clearly demonstrate that it is in the Promotional Products industry as a going entity at the time of the acquisition. However, the priority points of the two companies may not be combined. (For example: If Company A with 13 points purchases Company B with 45 points and becomes one company the firm’s priority points are 45, not 58).

Exhibitors may list their booth location preferences on their application form but are not guaranteed specific locations and/or booth configurations. Many factors are taken into consideration when assigning booths and show management reserves the right to place a company’s booth anywhere on the show floor that best suits overall considerations according to size, configuration, competition, overall flow, etc. Also considered in the allocation of booth spaces are competitive exhibitors, number of required booth spaces, special configuration and date of returned registration forms.

Les entreprises ayant le même nombre de points de priorité accumulés sont départagées en fonction de leur date d’adhésion. Les groupes d’exposants se voient accorder une moyenne de leur total de points pour l’attribution des kiosques.

LES EXPOSANTS DONT LE FORMULAIRE D’INSCRIPTION ET LE PAIEMENT NE SONT PAS REÇUS À LA DATE LIMITE INDIQUÉE SUR LE FORMULAIRE PERDENT LEUR AVANTAGE EN POINTS DE PRIORITÉ POUR CETTE EXPOSITION. L’ATTRIBUTION DES KIOSQUES SE FERA ALORS SELON LE PRINCIPE DU PREMIER ARRIVÉ, PREMIER SERVI, EN FONCTION DE L’ESPACE DISPONIBLE.

Espace d'exposition

Exhibit space not occupied by the Exhibitor by the end of the setup time shall be forfeited by the Exhibitor and the space reassigned by the Association without refund unless arrangements for delayed occupancy have been approved by Show Management. In the event that an Exhibitor fails to make all payments at the time appointed herein, all rights of the Exhibitor shall cease and terminate and any and all payments on account hereof prior to said time may be retained by Management as liquidated damages and not as a penalty, and Management may rent the space to other Exhibitors. Distributor attendee lists will not be provided to suppliers who forfeit their space or fail to make all payments.

In the event, that the building should be destroyed by fire or the elements, or if any other circumstances whatsoever should occur which might make it impossible for Management to permit exhibitors to occupy the premises or if the show is cancelled, the exhibitor shall pay for space only for the period the space was or could have been occupied, and Management will in no way be responsible for any claims or damage which might arise in consequence thereof.

Pendant d'exposition

Tous les articles exposés doivent être disposés dans votre espace kiosque désigné, sans empiéter sur l’allée ou les kiosques voisins ni les obstruer en aucune façon.

Les panneaux, présentoirs et autres dispositifs de représentation doivent être confinés au kiosque de l’exposant. Les exposants ne peuvent afficher les noms de leurs gammes de produits et leurs raisons sociales qu’à leurs kiosques. Rien ne doit être affiché, punaisé ou autrement attaché aux colonnes, murs, sols ou autres parties du bâtiment ou du mobilier. Les exposants ne doivent pas distribuer ou exposer des produits, circulaires, catalogues ou publications en dehors des limites des zones d’exposition. Les exposants ne sont pas autorisés à fournir ou à vendre de la nourriture ou des boissons dans l’espace d’exposition.

L’exposant ne doit pas émettre, par sa conduite ou l’utilisation d’un quelconque équipement, un niveau sonore qui, à la seule discrétion de la direction, est jugé préjudiciable au bon déroulement de l’exposition ou au bien-être des autres exposants.

Distribution de matériel

Catalogues may only show line names and/or company names and/or Association membership numbers. PPPC does not prohibit the publication of web addresses on supplier catalogues; however, in the spirit of cooperation, we recommend that the established and accepted structure of our Association be followed, that of Supplier-Distributor-End User, on websites.

Les fournisseurs peuvent échanger des cartes professionnelles avec tous les membres des entreprises de distribution et leur personnel.

Seules les listes de prix codés de détail sont autorisées à être distribuées sur le plancher; les listes de prix nets ne le sont pas.

Protection des biens

Des mesures de sécurité raisonnables seront en vigueur en tout temps sur les lieux de l’exposition, principalement pour assurer la sécurité du public. Les exposants exposent leurs produits à leurs propres risques, et la direction n’assume aucune responsabilité pour la perte ou les dommages pouvant être causés à ces biens. L’exposant assume toute responsabilité en cas de perte ou de dommage à ses biens en raison d’un vol, d’un incendie, d’une inondation ou de toute autre cause indépendante de la volonté de la direction.

PPPC might choose to coordinate the transportation of goods for its registered Exhibitors but has no control over the safe delivery of such goods, and therefore will forever be held harmless in the case of loss, damage and/or theft of Exhibitors’ goods while in PPPC’s or its contractors’ possession. Exhibitors must ensure goods at their own expense.

4. Personnel de l'exposition

Le personnel d’exposition doit être employé à plein temps par les exposants ou embauché pour la durée du congrès et clairement identifié auprès des PPPC. Les badges du personnel d’exposition ne sont pas transférables. Les membres costumés du personnel de l’exposition portant des informations sur les produits ou les lieux doivent rester dans l’espace du kiosque pendant qu’ils sont vêtus de la sorte. L’inscription d’un non-membre en tant que délégué d’une entreprise constitue une infraction et entraînera automatiquement une pénalité.

A Supplier is authorized to invite a representative of a raw goods company, a service provider, a professional model and/or a demonstrator to work exclusively in his/her booth during the show. This person will work exclusively for that Exhibitor and will not walk the show floor or solicit any other business at the show. Suppliers are prohibited from hiring or giving access to representatives from other promotional product companies unless they are member Multi-Line Representatives.

Les représentants de commerce ou du marketing de fournisseurs multi gammes qui sont membres de l’association, et qui représentent au moins un membre fournisseur des PPPC, peuvent travailler pour plus d’un fournisseur dans le cadre d’une exposition des PPPC, à condition que chacun de ces fournisseurs y expose.

Il incombe au fournisseur exposant de s’assurer que tout le personnel du kiosque est familiarisé avec ces règlements.

5. Third-Party Contractors

Les exposants peuvent faire appel aux services d’entrepreneurs tiers pour le montage et le démontage de leurs kiosques. Ces entreprises privées ne sont pas nécessairement connues des PPPC et, pour des raisons de sécurité, ne seront admises qu’aux conditions suivantes :

6. Activités commerciales / Sociales

Les membres et les abonnés ne peuvent pas organiser d’activités commerciales ou sociales, ou de visites d’usines, auxquelles sont invités d’autres participants de l’industrie pendant les heures d’exposition officielles, ou pendant les heures d’activités commerciales ou sociales parrainées par l’association, y compris les événements organisés par les différents chapitres, sans l’autorisation des PPPC. Pour obtenir l’autorisation d’organiser une telle activité pendant les heures d’ouverture officielles d’un événement des PPPC, communiquez avec katrina@pppc.ca.

7. Enregistrements audiovisuels

Tous les programmes, réunions, sessions, séminaires, salons professionnels et autres événements parrainés par l’association sont la propriété exclusive des PPPC, et personne n’est autorisé à enregistrer ou reproduire ces événements, oralement ou visuellement, par enregistrement numérique, enregistrement sur bande vidéo, enregistrement sur cassette audio ou par tout autre moyen à des fins commerciales sans le consentement écrit explicite de l’association. Cette règle n’interdit pas les enregistrements vidéo ou autres enregistrements visuels ou oraux effectués par un exposant lors des expositions commerciales des PPPC, à condition que ces enregistrements soient entièrement réalisés dans l’espace du kiosque loué par cet exposant. Pour éviter de perturber le déroulement normal du salon, tout enregistrement effectué à l’extérieur du kiosque d’un exposant devra être réalisé avant ou après les heures d’exposition; de plus, toute dépense supplémentaire générée sera à la charge des promoteurs/exposants.

8. Responsabilité

L’exposant accepte d’indemniser et de dégager la direction et ses agents, partenaires, employés ou commanditaires de tout dommage, responsabilité, réclamation, coût ou dépense (y compris les frais juridiques) découlant d’une blessure ou d’un dommage subi par ledit exposant, ses agents, employés ou invités, ou par d’autres exposants ou leurs biens, ainsi que de toute violation par ledit exposant, ses agents ou employés de toute loi applicable sur la protection de la vie privée. Les exposants sont responsables de tout dommage causé au bâtiment ou au mobilier et aux installations qu’il contient, ou aux approches et aux entrées de celui-ci, en vertu des termes de cet accord. Ceci s’étend également à tout matériel utilisé pour les activités de démonstration et de vente de la direction.

Les exposants doivent fournir à la direction une attestation d’assurance émise par leur agent/courtier d’assurance (cette attestation est généralement disponible sans frais supplémentaires). Cette attestation doit certifier que l’exposant possède une assurance responsabilité civile générale entre les dates d’installation et de démontage de l’exposition, et que le montant de cette assurance n’est pas inférieur à 1 000 000 $. Communiquez avec votre compagnie d’assurance et demandez-lui d’ajouter un « avenant » à votre police existante. Les exposants qui n’ont pas fourni cette attestation ne seront pas autorisés à s’installer.


Règlements

Applicables en présence d'acheteurs / Clients de produits promotionnels

Exposants / Fournisseurs

Distributeurs / Utilisateurs finaux

Suites de réception des distributeurs

EN TANT QUE PARTICIPANT INDIVIDUEL À UNE EXPOSITION COMMERCIALE DES PPPC, VOUS ET LE PERSONNEL DE VOTRE ENTREPRISE ACCEPTEZ DE VOUS CONFORMER À L’ENSEMBLE DES RÈGLES ET RÈGLEMENTS ADOPTÉS PAR LES PPPC, LES COMMANDITAIRES DE L’EXPOSITION ET L’INSTALLATION DANS LAQUELLE CELLE-CI SE TIENT.

IT IS THE INDIVIDUAL PARTICIPANT’S RESPONSIBILITY TO INFORM THEMSELVES OF ALL SHOW RULES AND REGULATIONS. IT IS ALSO UNDERSTOOD THAT PENALTIES FOR VIOLATIONS OF RULES AND REGULATIONS WILL APPLY.

TOUS LES POINTS CI-DESSUS SONT COMPRIS ET ACCEPTÉS COMME FAISANT PARTIE DE L’ACCORD D’INSCRIPTION ENTRE LES PROFESSIONNELS EN PRODUITS PROMOTIONNELS DU CANADA ET CEUX QUI EXPOSENT OU ASSISTENT AUX SALONS DE L’ASSOCIATION.