Règlement intérieur

SALON PROFESSIONNEL DES PPPC
LES RÈGLES ET RÈGLEMENTATIONS

Les exposants sont tenus de se conformer à toutes les règles et réglementations définies par les Professionnels des produits promotionnels du Canada (PPPC, aussi appelés la direction). Les exposants acceptent de se conformer aux règles adoptées par la direction. Cette dernière aura également la décision finale quant à l'adoption de toute règle et réglementation jugée nécessaire avant, pendant et après le salon. Les exposants doivent se conformer à la politique de vaccination et aux règles de sécurité de la COVID des PPPC.

L’exposant accepte de se conformer à toutes les lois applicables en matière de protection de la vie privée, y compris la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (Canada, « lois sur la protection de la vie privée »), et particulièrement en ce qui concerne tout renseignement personnel sur une personne identifiable recueillie, utilisée ou divulguée pendant l’exposition ou en lien avec celle-ci.

Les règles suivantes s’appliquent également aux expositions auxquelles sont invités les clients (utilisateurs finaux) des membres distributeurs.

Les exposants, les membres ou les personnes présentes aux événements PPPC qui enfreignent ces règles sont sujettes à des sanctions ou des pénalités, pouvant inclure les mesures suivantes :

• L’expulsion de l’événement;
• Un avertissement écrit détaillant l’infraction et classé dans le dossier du membre;
• Une amende d’un montant égal à la cotisation de l’entreprise;
• La perte de points de priorité pour l’attribution d’un kiosque lors de futures expositions;
• La perte du droit d’exposer ou de participer à de futurs événements des PPPC.

1. QUI PEUT EXPOSER ?

LES ADHÉRENTS FOURNISSEURS

Les privilèges d’exposition sont ouverts à tous les membres fournisseurs en règle des PPPC. Les expositions des PPPC ont pour but premier de permettre aux fournisseurs et aux distributeurs de faire des affaires ensemble. Si un fournisseur ne peut pas exposer, ses produits peuvent être présentés dans le kiosque de son agence multi gammes, mais le fournisseur n’est pas autorisé à travailler dans le kiosque du représentant multi gammes. Les membres fournisseurs qui n’exposent pas ne peuvent pas être présents dans la salle d’exposition.

LES ADHÉRENTS ASSOCIÉS

Les adhérents associés offrant des services à d'autres adhérents de l'Association peuvent exposer ; toutefois, la priorité pour l'espace d'exposition sera normalement accordée aux adhérents fournisseurs. L'objectif principal du salon est d'offrir aux distributeurs une exposition de produits promotionnels, de primes, d'incitations, de cadeaux commerciaux, et de les aider à vendre ces articles aux acheteurs de produits promotionnels. À ce titre, les adhérents et les abonnés associés, qui vendent du matériel de fabrication, des machines, des pièces ou des matériaux utilisés dans la production d'un produit, du matériel d'impression et de décoration, ainsi que tout autre article similaire, ne peuvent pas exposer. Les adhérents associés qui n'exposent pas ne peuvent pas être présents dans la salle d'exposition.

LES AGENCES MULTILIGNES (AML)

Les agences multilignes (AML) proposent des services de vente et de marketing aux fournisseurs qui assurent leur propre facturation. Lorsqu'elles exposent, le(s) nom(s) des entreprises représentées par l’AML doit(vent) être clairement indiqué(s), et les AML doivent payer une cotisation de 105 $, en plus de leur cotisation d’adhésion, pour avoir le droit d'exposer. Les AML peuvent exposer des lignes de produits, le cas échéant, dans les conditions suivantes :

• SEULES les gammes de produits des membres peuvent être exposées;
• Un maximum de deux lignes dans le premier kiosque, cinq lignes dans le deuxième kiosque et sept lignes dans le troisième kiosque sont autorisées ; et
• Les frais habituels s'appliquent aux kiosques.

Les AML peuvent exposer sous leur propre nom de société, uniquement si les fournisseurs qu’ils représentent ne sont pas présents pour exposer leurs produits.

REMARQUE : Les entreprises ayant des privilèges d'exposition et choisissant de renoncer à leur droit d'exposer à un salon professionnel des PPPC ne peuvent en aucun cas assister à ce salon. Les représentants multilignes ne peuvent assister à un salon commercial des PPPC que s'ils représentent un ou plusieurs fournisseurs exposant au salon en question. Tous les exposants doivent être à jour dans le paiement de leurs cotisations, de tous les autres frais facturés par les PPPC, et avoir signé le contrat de l'exposition.

2. LES VISITEURS / PARTICIPANTS

Les expositions et/ou tout événement spécial ou commercial organisé par l'Association sont des événements professionnels ouverts aux membres de l'Association, à jour de leurs cotisations, et aux abonnés ayant payé une cotisation annuelle en plus de la prime de services payée par les adhérents. Elles sont interdites au grand public, aux personnes non autorisées et aux enfants de moins de 16 ans.

Les adhérents distributeurs peuvent inscrire autant de participants de leur personnel que le permet leur niveau d'adhésion afin d’assister gratuitement au salon.

REMARQUE : Les distributeurs ne peuvent pas inscrire d’adhérents ou de fournisseurs potentiels comme représentants de leur propre entreprise ou comme invités, afin d’accéder aux locaux, car cela est considéré comme un usage illicite du badge. Une pénalité s'appliquera automatiquement pour une telle infraction.

3. LES EXPOSITIONS

Les expositions officielles sont limitées aux kiosques situés dans le hall d'exposition du centre des congrès désigné. La direction du salon se réserve le droit de rejeter ou d'interdire des expositions, ou des exposants, ne répondant pas aux objectifs du salon, ou de déplacer des exposants lorsque, de l'avis de la direction, de tels déplacements sont nécessaires pour maintenir la qualité, la circulation, le caractère et le bon ordre du salon.

Les exposants ne sont pas autorisés à présenter des produits, à solliciter ou à attirer du trafic ailleurs dans les locaux des PPPC ou aux alentours pendant les heures du salon, à moins que cela ne soit convenu dans le cadre d'une possibilité de parrainage avec les PPPC. Un exposant ne peut réserver un espace que pour son usage personnel et ne peut transférer, céder ou sous-louer un espace à d'autres exposants, sans l'autorisation écrite de la direction.

Un exposant ne peut exposer les produits de plusieurs entreprises dans un seul kiosque d'exposition standard. Le fournisseur ne pourra exposer que des produits facturés en son nom. Il est interdit d'exposer les produits de sociétés affiliées ou sœurs, même celles également adhérentes. Un fournisseur pourra présenter autant de lignes que de produits vendus.

L'exposant accepte qu'aucun étalage ne soit démonté, ni aucune marchandise enlevée pendant toute la durée de l'exposition, et doit rester intact jusqu'à la fermeture le dernier jour. Le démontage anticipé d'un kiosque entraînera automatiquement une pénalité. L'exposant s'engage également à retirer son exposition, son équipement et ses appareils du bâtiment avant l'heure de sortie finale, ou dans le cas contraire, à payer tous les frais supplémentaires potentiellement encourus.

Les exposants doivent se conformer à la réglementation anti-incendie. Tous les matériaux de l'exposition doivent résister à l'épreuve du feu.

L’ATTRIBUTION DES KIOSQUES

L'espace du kiosque est attribué selon un système de points prioritaires, défini par les PPPC, reposant à la fois sur la participation de l’adhérent fournisseur exposant aux salons professionnels (à partir du congrès national de Montréal 1991), et sur le nombre d'années d'adhésion à l'Association. Plus précisément, un point est crédité pour chaque année civile d'adhésion de l'entreprise depuis 1956 (date des lettres patentes constituant l'Association des produits promotionnels du Canada Inc. et les Professionnels en produits promotionnels du Canada) et un point pour la participation à chaque exposition des PPPC (par ville). Les entreprises exposantes, dont l'adhésion a expiré depuis plus d'un an, perdent le bénéfice des points prioritaires précédemment accumulés.

Les points prioritaires ne peuvent être cédés, achetés ou vendus d’une entreprise exposante à une autre. Les points prioritaires ne peuvent être cédés ou absorbés par une entreprise exposante à une autre, que si le processus d'acquisition d'une autre entreprise exposante est en règle. L'entreprise acquise doit clairement démontrer qu'elle appartient au secteur des produits promotionnels en tant qu'entité en activité au moment de l'acquisition. Toutefois, les points prioritaires de deux entreprises ne peuvent être combinés. (Par exemple : si l'entreprise A, 13 points, achète l'entreprise B, 45 points, et devient ainsi une seule entreprise, les points prioritaires de cette entreprise seront de 45 et non de 58).

Les exposants peuvent indiquer leurs préférences en matière d'emplacement de kiosque sur leur formulaire de demande, mais ne sont pas assurés de disposer d'un emplacement et/ou d'une configuration de kiosque spécifique. De nombreux facteurs sont pris en considération lors de l'attribution des kiosques, et la direction du salon se réserve le droit de placer le kiosque d'une entreprise n'importe où dans l'enceinte du salon, en fonction de la taille, de la configuration, de la concurrence, de la circulation générale, etc. Sont également pris en compte dans l'attribution des espaces de kiosque : les exposants concurrents, le nombre d'espaces de kiosque requis, la configuration spéciale et la date de retour des formulaires d'inscription.

Les conflits entre entreprises ayant le même crédit de points sont résolus en fonction de leur ordre d'inscription. Les groupes d'exposants se voient accorder une moyenne de leur total de points pour l'attribution des kiosques.

LES EXPOSANTS, DONT LES FORMULAIRES D'INSCRIPTION ET LE PAIEMENT NE SONT PAS REÇUS À LA DATE LIMITE INDIQUÉE SUR LE FORMULAIRE, PERDENT LEUR AVANTAGE DE POINTS PRIORITAIRES POUR LE SALON. L'ATTRIBUTION DES KIOSQUES SE FERA ALORS SELON LE PRINCIPE DU PREMIER ARRIVÉ, PREMIER SERVI, EN FONCTION DE LA DISPONIBILITÉ DES ESPACES.

L’ESPACE D'EXPOSITION

Un espace d'exposition non occupé par l'exposant à la fin de l'heure de montage sera perdu et attribué à un autre exposant, sans remboursement par l'Association, à moins qu’un accord d’occupation tardive ait été approuvé par la direction du salon. Si un exposant n'effectue pas tous les paiements à l'heure prévue dans les présentes conditions, tous ses droits prendront fin et tous les paiements effectués à ce titre avant ladite heure pourront être retenus par la direction, à titre de dommages et intérêts liquidés et non de pénalité, la direction pourra également louer l'espace à d'autres exposants. Les listes de participants des distributeurs ne seront pas fournies aux fournisseurs renonçant à leur espace ou n'effectuant pas tous les paiements.

Si le bâtiment était détruit par le feu ou d’autres éléments, ou si d'autres circonstances se produisaient et rendaient impossible à la Direction de permettre aux exposants d'occuper les locaux, ou encore si le salon était annulé, l'exposant ne paierait l'espace que pour la période pendant laquelle l'espace était ou aurait pu être occupé, et la Direction ne serait en aucun cas responsable de toute réclamation ou de tout dommage pouvant en résulter.

PENDANT LE SALON

Tous les articles exposés doivent être placés dans l'espace désigné de votre kiosque et ne doivent pas empiéter ou obstruer l'allée ou les kiosques voisins.

Les panneaux, les dispositifs publicitaires et/ou les présentoirs doivent être limités au kiosque de l'exposant. Les exposants peuvent afficher les noms des lignes et/ou les noms des entreprises uniquement sur les kiosques. Rien ne doit être affiché, punaisé ou autrement accroché aux colonnes, murs, sols ou autres parties du bâtiment ou du mobilier. Les exposants ne doivent pas distribuer ou exposer de produits, circulaires, catalogues ou publications en dehors des limites des zones d'exposition. Les exposants ne sont pas autorisés à fournir ou à vendre de la nourriture ou des boissons dans l'espace d'exposition.

L'exposant ne doit pas émettre ou activer de matériel de sonorisation qui, à la seule discrétion de la direction, serait jugé préjudiciable au bien-être de l'exposition ou des autres exposants.

LA DISTRIBUTION DU MATÉRIEL

Les catalogues ne peuvent indiquer que les noms des lignes et/ou les noms des entreprises et/ou le numéro d’adhérent de l'Association. Les PPPC n'interdisent pas la publication d'adresses Internet sur les catalogues des fournisseurs ; cependant, dans un esprit de coopération, nous recommandons que la structure établie et acceptée de notre Association soit suivie sur les sites Internet, à savoir : Fournisseur-Distributeur-Utilisateur final.

Les fournisseurs peuvent échanger des cartes de visite avec tous les membres des entreprises de distribution et leur personnel.

Seules les listes de prix codés pour la vente au détail sont autorisées à être distribuées; les listes de prix nets ne le sont pas.

LA PROTECTION DES BIENS

Une sécurité raisonnable sera assurée à tout moment sur les lieux de l'exposition, principalement pour garantir la sécurité du public. Les biens des exposants sont exposés à leurs risques et périls, et la direction n'assume aucune responsabilité pour la perte ou les dommages causés à ces biens. L'exposant assume toute responsabilité en cas de perte ou de dommage à ses biens, en lien à un vol, un incendie, une inondation ou de toute autre cause indépendante de la volonté de la Direction.

Les PPPC peuvent choisir de coordonner le transport des biens pour les exposants inscrits, mais n'ont aucun contrôle sur la livraison sécurisée de ces biens et, par conséquent, ne seront jamais tenus responsables en cas de perte, de dommage et/ou de vol des biens des exposants, pendant qu'ils sont en possession des PPPC ou de leurs entrepreneurs. Les exposants doivent assurer leurs marchandises à leurs frais.

4. LE PERSONNEL DE L'EXPOSITION

Le personnel de l'exposition doit être employé à plein temps par les exposants ou pour la durée de la convention et clairement identifié auprès des PPPC. Les badges du personnel de l'exposition ne sont pas transférables. Les membres du personnel en costume, porteurs d’informations sur les produits ou les lieux, doivent rester dans l'espace du kiosque tant qu’ils sont en tenue. L'inscription d'un non-adhérent comme représentant d'une entreprise constitue une infraction et entraînera automatiquement une pénalité.

Un fournisseur est autorisé à inviter un représentant d'une entreprise de produits bruts, un prestataire de services, un mannequin professionnel et/ou un démonstrateur, à travailler exclusivement dans son kiosque pendant le salon. Cette personne travaillera exclusivement pour cet exposant et ne se promènera pas dans l'enceinte du salon, ni ne sollicitera d'autres contrats pendant l’événement. Il est interdit aux fournisseurs d'engager ou de donner accès à des représentants d'autres entreprises de produits promotionnels, à moins qu'ils ne soient des représentants d’agences multilignes adhérentes.

Les représentants des agences multilignes/marketing adhérentes de l'Association, présentes au nom d’un ou plusieurs fournisseur(s) adhérent(s) aux PPPC, peuvent travailler pour plusieurs fournisseurs lors d'un salon des PPPC, à condition que ces derniers soient exposants.

Il est de la responsabilité du fournisseur exposant de s'assurer que tout le personnel du kiosque est familiarisé avec ces règles et réglementations.

5. LES ENTREPRENEURS TIERS

Les exposants peuvent faire appel aux services d'entrepreneurs tiers pour le montage et le démontage de leurs kiosques. Ces entreprises privées ne sont pas nécessairement connues des PPPC et, pour des raisons de sécurité, ne seront admises que dans les conditions suivantes(aucune exception)):

1. L'exposant doit remplir le formulaire d'entrepreneur tiers dans son intégralité.^rd Party Contractor Form in full.
2. 3^rd Les entrepreneurs tiers doivent se conformer à toutes les règles et réglementations du salon.
3. Les heures de déchargement, de montage et de démontage des entrepreneurs seront déterminées par la direction, afin de s'assurer que tous les exposants ont la possibilité de s’y conformer. La priorité sera accordée aux entrepreneurs officiels des PPPC.
4. Une attestation d'assurance et une garantie de responsabilité à hauteur de 1 000 000 $ doit être fournie aux PPPC avant le début de tout travail effectué par des entrepreneurs tiers sur le lieu de l'exposition.^rd party contractors to PPPC for work being done on the show floor.
5. 3^rd Les entrepreneurs tiers n’étendront pas leur mandat au-delà des services rendus. Il est interdit de solliciter les entreprises adhérentes pour des contrats supplémentaires pendant l'installation, l'exposition et le démontage, cela pourrait compromettre l'accès futur d'un entrepreneur tiers.^rd party contractor’s future access.
6. Conformément aux réglementations du salon, les distributeurs et autres fournisseurs, adhérents ou non, ne pourront pas agir comme entrepreneurs tiers. L'accès aux salons professionnels représente les différentes catégories d’adhésion.^rd party contractors. Trade show access reflects respective membership categories.

6. LES ÉVÉNEMENTS COMMERCIAUX / SOCIAUX

Les adhérents et les abonnés ne peuvent pas assurer d’événements commerciaux ou sociaux ou de visites d'usines auxquelles sont invités d'autres participants de l'industrie pendant les heures officielles de l'exposition, ou pendant les heures des événements commerciaux ou sociaux parrainés par l'Association, y compris les événements aux chapitres, sans l'autorisation des PPPC. Pour obtenir l'autorisation d'organiser un événement pendant les heures officielles d'ouverture des PPPC, veuillez contacter katrina@pppc.ca.

7. LES ENREGISTREMENTS AUDIO/VISUELS

Tous les programmes, séminaires, salons professionnels et autres événements parrainés par l'Association, ainsi que toutes les réunions et sessions, sont la propriété exclusive de l'Association et personne n'est autorisé à les enregistrer ou à les reproduire, oralement ou visuellement, par enregistrement numérique, sur bande vidéo, sur cassette audio ou par tout autre moyen, à des fins commerciales, sans l’autorisation écrite expresse de l'Association. Cette règle n'interdit pas les enregistrements vidéo ou autres enregistrements visuels ou audio, effectués par un exposant lors des salons professionnels de l'Association, entièrement dans l'espace du kiosque loué par cet exposant. Afin de ne pas interférer avec le déroulement normal du salon, tout enregistrement effectué à l'extérieur du kiosque d'un exposant doit être fait avant ou après les heures d'exposition ; et toute dépense spéciale générée sera à la charge des promoteurs/exposants.

8. LA RESPONSABILITÉ

L'exposant accepte d'indemniser et de dégager la direction et ses agents, partenaires, employés ou commanditaires de tout dommage, coût, ou de toute responsabilité, réclamation ou dépense (y compris des frais juridiques) découlant d'une blessure ou d'un dommage subi par ledit exposant, ses agents, employés ou invités, ou par d'autres exposants ou leurs biens, et/ou de toute infraction par ledit exposant, ses agents ou employés en relation à toute loi applicable sur la protection de la vie privée. Les exposants sont responsables de tout dommage causé au bâtiment ou au mobilier et aux installations, ou aux approches et aux entrées de celui-ci, en vertu des termes de cet accord. Cette disposition s'applique également à tout matériel utilisé pour les activités de démonstration et de vente de la Direction.

Les exposants doivent fournir à la Direction une attestation d'assurance émise par leur agent/courtier d'assurance (cette attestation est généralement disponible sans frais supplémentaire). Elle doit attester que l'exposant possède une assurance responsabilité civile générale, en vigueur entre les dates d'emménagement et de déménagement, et que la valeur assurée n'est pas inférieure à 1 000 000 $. Veuillez contacter votre compagnie d'assurance et lui demander un « avenant » à votre police existante. Les exposants n’ayant pas fourni cette attestation ne seront pas autorisés à s’installer.

LES RÈGLES ET RÈGLEMENTATIONS

Applicables en présence
des acheteurs / clients de promotions

LES EXPOSANTS / FOURNISSEURS

• Les fournisseurs vendant généralement en direct ne peuvent pas utiliser les salons des PPPC pour le faire, que la vente soit destinée à un client personnel (utilisateur final) ou à celui d'un Distributeur adhérent aux PPPC. Ils doivent mentionner tout client manifestant un intérêt pour le suivi de commande d’un produit au distributeur hôte.
• Les cartes de visite des exposants ne doivent en aucun cas être remises aux clients invités, et les exposants ne sont pas non plus autorisés à collecter leurs cartes de visite en retour. Les clients sont invités par un distributeur, qui assurera le suivi avec eux. Les exposants ne peuvent échanger leurs cartes de visite qu'avec le personnel des distributeurs. Aucune exception.
• Les exposants peuvent afficher les noms des lignes et des entreprises sur les kiosques, ainsi que sur les documents distribués lors des salons des PPPC. Ils ne peuvent pas afficher les promotions des vendeurs, les échantillons de bons de commande ou les concours spéciaux des distributeurs et/ou de leurs clients pendant les visites des utilisateurs finaux.
• Les listes des codes de prix suggérés au détail peuvent être affichées, citées ou discutées, mais les prix nets ou les remises ne doivent pas être mentionnés aux clients ou aux distributeurs qui les accompagnent. Cette règle non écrite de l'industrie doit être strictement respectée, conformément aux directives des PPPC lors des événements PPPC.
• Un fournisseur qui possède et exploite une entreprise de distribution peut exposer, à condition qu'aucun membre du personnel du distributeur ne travaille sur le kiosque.
• Tout le personnel doit se conformer aux règles et réglementations générales de l'exposition (voir ci-dessus).
• La vente de marchandises, de quelque type que ce soit, n'est pas autorisée dans l'enceinte du salon.

LES DISTRIBUTEURS / UTILISATEURS FINAUX

• Tous les distributeurs et les abonnés adhérents aux PPPC peuvent assister au salon, à moins qu’il ne soit réservé aux distributeurs. Les distributeurs qualifiés non-adhérents peuvent être autorisés à assister aux salons des PPPC, de temps à autre, par le biais d'une invitation autorisée par un fournisseur adhérent aux PPPC.
• La pré-inscription des adhérents et des clients invités se fait uniquement en ligne. Les distributeurs sont responsables de la pré-inscription de leurs clients invités.
• Seuls les adhérents des PPPC en règle, dépourvus d’impayé de cotisation et/ou d'autres frais, auront accès au système d'inscription en ligne, ainsi qu'à la salle d'exposition.
• Les acheteurs de promotions (utilisateurs finaux/clients) doivent porter un badge nominatif les identifiant comme tels. Les distributeurs qualifiés non-adhérents ne peuvent pas inviter d’utilisateurs finaux à un salon des PPPC.
• Il est interdit aux distributeurs de solliciter les clients d'autres distributeurs lors du salon. Les distributeurs organisant un salon pour les clients à l'extérieur du salon sont responsables de rediriger les clients d'autres distributeurs entrant par erreur dans leur salon.
• L'Association fournira une invitation électronique que les distributeurs adhérents pourront transmettre à leurs clients. Ces derniers ne sont admis que s'ils sont invités par un adhérent distributeur, s'ils présentent une invitation vérifiée, s'ils peuvent identifier leur hôte et s'ils présentent une carte de visite. Ils sont autorisés à se promener seuls dans l'enceinte du salon. Il est fortement recommandé au distributeur hôte de pré-enregistrer ses clients invités.
• Les distributeurs ne peuvent pas inscrire d’adhérents ou de fournisseurs potentiels comme représentants de leur propre entreprise ou comme invités, afin d’accéder aux locaux car cela est considéré comme usage illicite du badge. Une pénalité s'applique automatiquement pour une telle infraction.